Artikel 1: Toepassing
1.1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle rechtsbetrekkingen tussen Saskia Volders en de opdrachtgever. Het geven van een opdracht en/of het plaatsen van bestelling impliceert dat de opdrachtgever volledig en zonder voorbehoud akkoord gaat met deze algemene voorwaarden. Elke afwijking van deze algemene voorwaarden moet voorafgaandelijk schriftelijk worden goedgekeurd door de fotograaf.
Deze algemene voorwaarden hebben voorrang op de algemene voorwaarden van de opdrachtgever
Artikel 2: Definities
2.1. De fotograaf: Saskia Volders, hierna genoemd “de fotograaf”; Bollaarstraat 91 , 2500 Lier - België
2.2. De opdrachtgever: de natuurlijke of rechtspersoon die de diensten van de fotograaf inhuurt teneinde een creatie uit te voeren in zijn opdracht. De fotograaf mag als haar opdrachtgever – gehouden in eigen naam– beschouwen elkeen die haar een opdracht heeft toevertrouwd, tenzij deze daarbij uitdrukkelijk te kennen heeft gegeven te handelen als vertegenwoordiger, orgaan van een rechtspersoon, als lasthebber, uit naam en voor rekening van een derde waartoe dit slechts geldig zal zijn indien naam en adres van deze derde, lastgever, rechtspersoon of vertegenwoordigde tegelijkertijd met de opdracht aan de fotograaf wordt verstrekt.
2.3. Een fotosessie, fotoreeks, fotografie, fotoalbums, fotobox, fotoshoot, afdrukken, productie, product, website(s): de online of offline diensten, aanleveringen, werkzaamheden waarop de overeenkomst betrekking heeft.
2.4. Een figurant: de natuurlijke of rechtspersoon met wie de opdrachtgever een overeenkomst afsloot teneinde een specifiek deelaspect van de uit te voeren werkzaamheden te bewerkstelligen. In vakjargon ook model of fotomodel genoemd.
Artikel 3: Prijzen, offertes.
3.1. De prijzen die van toepassing zijn op de door de fotograaf geleverde diensten zijn deze die op de website (www.saskiavolders.eu) en/of in een offerte worden bekendgemaakt. De prijzen zijn uitgedrukt in euro en inclusief taksen en BTW, tenzij aantoonbaar anders vermeld.
3.2. De prijzen kunnen op ieder ogenblik worden gewijzigd. De gewijzigde prijzen zijn van toepassing op alle bestellingen die worden geplaatst nadat de wijziging werd doorgevoerd.
3.3. Offertes zijn geheel vrijblijvend, tenzij aantoonbaar anders is vermeld. De offerte verplicht niet tot levering of uitvoering van een deel van de prestatie tegen een proportionele prijs.
Artikel 4: Overeenkomst en voorschot
4.1. Een orderovereenkomst tussen de fotograaf en de opdrachtgever met betrekking tot de levering van foto- en ander beeldmateriaal, komt slechts tot stand door de schriftelijke bevestiging van de fotograaf.
4.2. De overeenkomst komt definitief tot stand na ontvangst van de storting van het voorschot. Dit voorschot bedraagt 50% van het totale factuurbedrag. Dit voorschot dient voldaan te worden binnen de 30 dagen na de schriftelijke aanvaarding van de opdracht en/of bestelling door de fotograaf. Indien het voorschot niet tijdig wordt voldaan, heeft de fotograaf het recht om de overeenkomst eenzijdig te beëindigen, zonder voorafgaande ingebrekestelling, zonder dat voorafgaande toestemming moet worden gevraagd aan de Rechtbank en zonder dat de fotograaf schadevergoeding verschuldigd is van welke aard ook.
4.3 De overeenkomst tussen de fotograaf en de opdrachtgever komt tot stand voor één specifieke datum of verschillende data. Enkel deze datum of datums worden door de fotograaf ingeboekt en door middel van het voorschot definitief bevestigd (zie 4.2).
Artikel 5: Kosten
5.1. De fotograaf is steeds gerechtigd van de opdrachtgever een voorschot voor kosten te vragen. Alle reiskosten zoals vervoerstickets, overnachtingen, catering enz. zijn voor rekening van de opdrachtgever. Zij worden hetzij in het honorarium doorgerekend aan de opdrachtgever, hetzij rechtstreeks door de fotograaf aan de opdrachtgever gefactureerd.

Artikel 6: Aantal foto’s
6.1. Indien in de uitvoering van de opdracht door de fotograaf een USB-stick, WeTransfer-link, Dropbox-map, picdrop of PicTime-galerij met foto’s wordt afgeleverd aan de opdrachtgever, is het aantal geleverde foto’s afhankelijk van de aard van de opdracht en de duur van de reportage.Het aantal wordt door de fotograaf bepaald.
6.2. Behoudens andersluidende overeenkomst tussen de partijen, zal de digitale aflevering ongeveer volgend aantal foto’s bevatten (kleine afwijkingen zijn mogelijk, in functie van het resultaat van de fotoreportage): Zie https://saskiavolders.eu/services voor diensten. Deze staan ook op het voorschotfactuur vermeld.
6.3. De fotograaf oordeelt zelf welke foto’s aan de opdrachtgever worden ter beschikking gesteld tenzij anders besproken.
Artikel 7: Kwaliteit van het werk
7.1. De fotograaf verklaart, naar eigen normen, kwalitatieve opnames te maken en deze ook in zijn eigen stijl te bewerken.
7.2. De fotograaf heeft het recht om alles dat bij een opdracht niet uitdrukkelijk is omschreven naar eigen technisch en creatief inzicht uit te voeren.
7.3. Wijzigingen in de opdracht door de wederpartij om welke reden dan ook en hangende de uitvoering van de opdracht, komen voor rekening van de wederpartij en zullen door de fotograaf slechts worden uitgevoerd na aparte offerte van meerkosten die door de wederpartij voor akkoord is ondertekend en aan de fotograaf is geretourneerd. Wijzigingen in de oorspronkelijke opdracht verlengen de uitvoeringstermijn.
7.4. De opdrachtgever kan aanwezig zijn of mag een gevolmachtigde vertegenwoordiger naar de opnamen sturen. Zo zij niet aanwezig zijn, dient de opdrachtgever zich te schikken naar het oordeel van de fotograaf voor wat betreft de goede uitvoering van de opdracht, zonder enig verhaal te kunnen uitoefenen.
Artikel 9: Betalingen
9.1. De facturen van de fotograaf zijn betaalbaar binnen de 14 dagen na factuurdatum, tenzij anders vermeld. Alle betalingen dienen te gebeuren via het bankrekeningnummer:
BE96 7330 6275 6505 (KBC) BIC code: KREDBEBBXXX
9.2. Bij gebrek aan volledige betaling door de klant binnen de 14 kalenderdagen (+ drie werkdagen indien niet via elektronische weg) na verzending van de eerste betalingsherinnering is er van rechtswege en zonder ingebrekestelling een schadevergoeding verschuldigd van:
- € 20 als het verschuldigde bedrag lager dan of gelijk is aan € 150;
- € 30 vermeerderd met 10% van het verschuldigde bedrag boven de € 150;
- € 65 vermeerderd met 5% van het verschuldigde bedrag boven de € 500, met een totaallimiet van €2.000
- Deze verhoging is gerechtvaardigd wegens de last en moeilijkheden, de kosten van briefwisseling, het tijdverlies, de moeilijkheden in boekhouding en het gebrek betreffende het beschikken over het niet-betaalde bedrag. Het voorschot komt van rechtswege toe aan de fotograaf en wordt verrekend met voormelde schadeloosstelling. De afstand van rechten gaat slechts in op het ogenblik van de volledige betaling van de vergoeding voor afstand van rechten.
9.3. Na het plaatsen van de bestelling ontvangt de opdrachtgever per e-mail een bevestiging van de bestelling alsook de overeenstemmende factuur, met verzoek het bedrag over te maken op de bankrekening van de fotograaf. Na ontvangst van de betaling worden het ontwerp, de producten en/of de ontwikkelde foto’s gemaakt en geleverd.
9.4. Elke klacht in verband met de factuur of met gefactureerde werken dient schriftelijk te worden gemeld binnen de 8 dagen na de verzending van de factuur op straffe van onontvankelijkheid.
9.5. Elke bestelling betekent de aanvaarding van onze voorwaarden door de opdrachtgever.
9.6. Bij de betaling van een factuur, zelfs bij een deelbetaling, mag steeds geacht worden dat de werken aanvaard en goedgekeurd zijn door de klant voor wat betreft de prijs alsook voor wat betreft de kwaliteit tenzij de klant protest heeft aangetekend tegen de factuur binnen de hierboven vermelde termijn.

Artikel 10: Levering en verzending
10.1. Beelddragers worden geleverd in het pand waar de fotograaf haar bedrijf uitoefent. Bestellingen kunnen zonder bijkomende kosten worden opgehaald in het pand waar de fotograaf zijn bedrijf uitoefent. De opdrachtgever dient de fotograaf hiervan voorafgaandelijk uitdrukkelijk op de hoogte te brengen.
10.2. De aanleverdatum en -plaats worden vooraf schritelijk bepaald tussen de fotograaf en de opdrachtgever.
10.3. Alle bestellingen worden door de fotograaf verzonden via gewone post. De kosten voor een express-verzending per koerier die het gevolg zijn van een hoogdringendheid of op eenvoudig verzoek van de opdrachtgever, zijn ten laste van de opdrachtgever. Afhalen van bestelling kan na afspraak in het pand waar de fotograaf haar bedrijf uitoefent.
10.4. Verzonden foto’s of andere dragers zijn vanaf het moment van verzending voor risico van de wederpartij tot het moment dat de foto’s of dragers door de fotograaf onbeschadigd retour worden ontvangen. De fotograaf is niet aansprakelijk voor vertraging, diefstal, verlies en/of beschadiging veroorzaakt door B-Post of door een derde waarop de fotograaf beroep doet ter verzending van de bestellingen.
10.5. De fotograaf levert enkel aan adressen in België.
10.6. De levertijd is afhankelijk van het bestelde product. Bestelt u enkel een USB-stick met hoge resolutie bestanden dan wordt deze na ontvangst van betaling binnen 30 werkdagen geleverd. Kaarten en fotoalbums worden afgeleverd binnen 50 werkdagen na ontvangst van betaling, tenzij anders vermeld op de offerte.
10.7. De levertijd gaat steeds in na ontvangst van uw betaling.
10.8. Indien geen levertijd is overeengekomen, wordt die in redelijkheid door de fotograaf vastgesteld. Indien de fotograaf en de wederpartij overeenkomen dat de levertijd wordt vervroegd, heeft de fotograaf het recht de oorspronkelijk overeengekomen vergoeding met tenminste 50% te verhogen.
10.9. Indien de opdrachtgever de oorspronkelijke overeenkomst wijzigt, dan kan de leveringstermijn worden verlengd.
10.10. Als de opdrachtgever de bestelling niet ontvangt binnen de overeengekomen termijn, heeft hij een week de tijd om de fotograaf daarvan op de hoogte te brengen. In geen geval kan overschrijding van de leveringstermijn een vermindering van de prijs met zich meebrengen, noch enige schadevergoeding of beëindiging/ontbinding of verbreking van de overeenkomst veroorzaken.
10.11. Indien de zending met de bestelling opnieuw bij de fotograaf toekomt omdat u een onvolledig of fout leveringsadres hebt opgegeven, kan de opdrachtgever geen schadevergoeding eisen. Op verzoek van de opdrachtgever zal de bestelling nogmaals worden verstuurd en moet de opdrachtgever de verzendingskosten betalen.
Artikel 12: Aansprakelijkheid
12.1. De geleverde prestaties en diensten van de fotograaf zijn altijd een inspanningsverbintenis, doch geen resultaatsverbintenis.
12.2. De fotograaf moet de door de opdrachtgever schriftelijk aangeduide correcties uitvoeren, maar is niet aansprakelijk voor niet aangeduide spelling-, taalkundige, of grammaticale fouten. Van zodra de fotograaf de bestelling heeft verzonden naar de drukker kunnen door de opdrachtgever geen correcties meer worden gevraagd.
12.3. De fotograaf draagt geen enkele verantwoordelijkheid voor kleurafwijkingen die kunnen ontstaan bij het vervullen van de opdracht bv. door de samenstelling van de gefotografeerde voorwerpen of als gevolg van schommelingen in de kleurtemperatuur.
12.4. De fotograaf is niet aansprakelijk voor kleurafwijkingen op niet-gekalibreerde beeldschermen of afdrukken die niet door de fotograaf zijn geleverd.
12.5. De fotograaf is evenmin verantwoordelijk ingeval een opname door de opdrachtgever verworpen wordt omdat de briefing, het concept of de strategie van de opdrachtgever verandert of omdat het product met gebreken door de opdrachtgever geleverd werd. In voormelde gevallen zijn het volledige honorarium en alle kosten verschuldigd. Dit geldt eveneens voor een eventuele nieuwe opname die nadien, onafhankelijk van de verworpen opnamen, wordt gedaan.
12.6. De mondelinge opgegeven wijzigingen worden uitgevoerd op risico van de opdrachtgever.
12.7. De fotograaf is niet aansprakelijk voor enige directe of indirecte schade welke voor de opdrachtgever is ontstaan, tenzij er sprake is van opzet of zware fout in hoofde van de fotograaf.
12.8. Behoudens in geval van opzet, is de totale aansprakelijkheid van de fotograaf beperkt tot het factuurbedrag
12.9. De fotograaf kan in geen enkel geval aansprakelijk worden gesteld voor lichamelijke dan wel materiële schade veroorzaakt door vallen, uitglijden etc. van de wederpartij tijdens de fotosessie.
12.10. De fotograaf kan in geen enkel geval aansprakelijk worden gesteld voor het verlies en/of beschadiging van eigendommen van de opdrachtgever vóór, tijdens of ná de fotosessie.
12.11. De fotograaf is niet verantwoordelijk voor schade aan of verlies van de voorwerpen die noodzakelijk zijn voor het realiseren van een opdracht. Alle kledij, collectiestukken en andere accessoires zullen met de nodige zorg behandeld worden maar bij schade of verlies kan de fotograaf niet verantwoordelijk gesteld worden. Indien de waarde van de goederen het verantwoorden, kan de fotograaf de goederen laten verzekeren en is de fotograaf gerechtigd de kosten daarvan aan de opdrachtgever door te rekenen.
12.12. De fotograaf is niet aansprakelijk voor het bekomen van het akkoord van de houders van de auteursrechten, naburige rechten, afbeelding rechten, merkenrechten, wier werken, prestaties, afbeeldingen of merken afgebeeld zijn op het materiaal en nodig zijn voor het gebruik van het foto- en ander beeldmateriaal en ook niet om de daarmee gepaarde kosten te betalen. Deze bedragen zijn niet inbegrepen in het honorarium. Desgevallend zal de opdrachtgever de fotograaf vrijwaren voor elke aanspraak die deze houders laten gelden lastens de fotograaf ingevolge de exploitatie van het foto- en ander beeldmateriaal door de opdrachtgever.
12.13. De aansprakelijkheid van de fotograaf bij het produceren van opnamen reikt niet verder dan zijn eigen tussenkomst. De fotograaf is derhalve niet verantwoordelijk voor het gedrag, de stiptheid of de professionele prestaties van om het even welke medewerker, model, acteur, figurant, zelfs indien deze door hem werd gecontacteerd voor rekening van de opdrachtgever.
12.14. De fotograaf is niet verantwoordelijk voor enig uitstel of annulatie van een productie of opname die te wijten is aan een te late levering door de opdrachtgever of diens onderaannemer van een product of accessoire, of aan de stiptheid of foutief gedrag van deze laatsten.
12.15. De fotograaf is niet aansprakelijk voor beschadiging of verlies veroorzaakt door het ontwikkellabo, een gebrek in fabricage, luchthaven x- stralen controle e.d. . Deze opsomming is niet limitatief. In al die gevallen is ook het honorarium van de fotograaf volledig verschuldigd. Ingeval de aansprakelijkheid van de fotograaf toch in het gedrang zou komen, kan de door hem verschuldigde schadevergoeding niet hoger zijn dan het honorarium voor die bepaalde opdracht.
Artikel 13: Annulatie
13.1. Bij annulatie door de opdrachtgever wordt het volledige voorschot aangerekend, ongeacht de reden of tijdstip van de annulatie. Er kan door de fotograaf een nieuwe datum voorgesteld worden zonder meerprijs.
13.2. De fotograaf behoudt zich het recht voor de voorliggende overeenkomst met onmiddellijke ingang te verbreken in geval er sprake is van seksueel overschrijdend en ongepast gedrag van o.m. de opdrachtgever. In dit geval behoudt de fotograaf zich het recht voor een schadevergoeding te eisen ter waarde van €1 300,-.
Annulatie van een fotosessie
13.3. Een fotosessie kan kosteloos geannuleerd worden door de opdrachtgever tot 1 week voor de geplande datum. In geval van annulatie 1 week of minder voor de sessie of indien de opdrachtgever niet komt opdagen, zal een annulatiekost van €125,- in rekening gebracht worden.
Artikel 14: Overmacht
14.1. Wanneer de uitvoering van de opdracht ingevolge overmacht niet te realiseren is, is de fotograaf gerechtigd om de opdracht te beëindigen. In dit geval is de wederpartij gehouden de fotograaf te vergoeden voor het reeds verrichte werk. De fotograaf is onder geen enkel beding gehouden tot het betalen van enige schadeloosstelling aan de wederpartij.
14.2. In geval van overmacht dient de fotograaf de wederpartij daarvan met spoed mededeling te doen. Na ontvangst van deze mededeling heeft de wederpartij 2 weken de tijd om de overeenkomst te ontbinden. Indien de wederpartij besluit tot ontbinding, is zij verplicht de fotograaf te vergoeden voor het reeds verrichte werk.
14.3. Onder overmacht wordt onder meer verstaan: verlies van de originele digitale bestanden door een crash, oorlog, mobilisatie, onlusten, atmosferische storingen, overstromingen, stormschade, stremming in trein-, water-, lucht-, of wegverkeer, gebrek aan brandstoffen, stagnatie in, beperking of stopzetting van de levering door openbare nutsbedrijven, brand, machinebreuk en andere producties, creaties, werkzaamheden, storingen, stakingen, uitsluitingen, overheidsmaatregelen, niet- leveringen van materialen door derden en andere ten tijde van de totstandkoming van de opdracht en/of overeenkomst onvoorzienbare omstandigheden, die de uitvoering van de opdracht en/of overeenkomst onmogelijk maken of die van een zodanige invloed zijn dat de wederpartij in redelijkheid en billijkheid de nakoming van de opdracht en/of overeenkomst niet kan eisen. Deze opsomming is niet limitatief.
14.4. Ingeval de overeenkomst door de fotograaf niet kan worden uitgevoerd wegens ziekte of ongeval, zullen de fotograaf en de opdrachtgever in onderling overleg zoeken naar een gepaste oplossing. Desgevallend tracht de fotograaf in de mate van het mogelijke en met akkoord van de opdrachtgever in vervanging te voorzien. In dat geval wordt de opdrachtgever geacht rechtstreeks te contracteren met de vervanger en kan de fotograaf aldus niet meer aansprakelijk worden gesteld voor enige (buiten)contractuele tekortkoming door de vervanger. Ingeval geen vervanging kan worden gevonden, kunnen beide partijen de overeenkomst kosteloos opzeggen. De fotograaf verbindt er zich in dit geval toe het reeds ontvangen voorschot terug te betalen, doch zal geen enkele schadevergoeding verschuldigd zijn aan de opdrachtgever.
Artikel 15: Klachten
15.1. Indien de opdrachtgever niet tevreden is over de kwaliteit van het werk, kan hij de fotograaf hiervan op de hoogte stellen per e-mail: volderssaskia@gmail.com of via de website: www.saskiavolders.eu
15.2. Alle formele klachten met betrekking tot de geleverde diensten, de bestellingen en/of de factuur dienen door de opdrachtgever, binnen de 8 dagen na de uitvoering of factuurdatum per aangetekend schrijven verzonden te worden aan de fotograaf. Ieder laattijdig protest is onontvankelijk.
Artikel 16: Auteursrecht – Recht tot reproductie – Gebruik van de foto’s
(Wet van 30 juni 1994 inzake het auteursrecht en de naburige rechten.)
16.1. De fotograaf behoudt de auteursrechten op alle werken die zij voor de opdrachtgever uitvoert. De opdrachtgever bevestigt dat hij geen aanspraak kan maken op het copyright en het auteursrecht van de foto’s en/of tekeningen, noch in analoge, noch in digitale vorm.
16.2. De opdrachtgever, noch het model hebben exclusiviteitsrecht op de gemaakte opnamen, noch op de stijl, noch op de bewerkingen die op de foto’s wordt toegepast.
16.3. De opdrachtgever heeft het recht om de werken te gebruiken en te reproduceren voor persoonlijke doeleinden. De totale factuurprijs omvat het recht van de opdrachtgever om de werken te gebruiken en te reproduceren voor persoonlijke doeleinden. Reproductie van enig werk voor persoonlijke doeleinden door de opdrachtgever is slechts toegestaan conform de bepalingen van artikel 21 en 22 van de Belgische Auteurswet. Het gebruiksrecht is persoonlijk en mag in geen geval worden overgedragen, behoudens schriftelijke toestemming door de fotograaf.
16.4. Behoudens andersluidende schriftelijke bepaling, door de fotograaf schriftelijk bevestigd, vergoedt het honorarium van de fotograaf zijn tijd, ervaring, en afstand van reproductierechten zijnen hoofde slechts voor de uitdrukkelijke overeengekomen exploitatiewijze, -vorm, -bestemming, en territoriale reikwijdte en voor de duur van 1 jaar. Bij ontstentenis van dergelijke bepaling in de overeenkomst heeft de fotograaf het recht om zich te verzetten tegen het gebruik van de foto's tot schriftelijke overeenkomst omtrent deze punten. De opdrachtgever is verantwoordelijk voor het gebruik van de foto's en ander beeldmateriaal door derden.
16.5. De opdrachtgever verbindt er zich toe elke toegestane exploitatie van het foto- en beeldmateriaal, alsook iedere reproductie gepaard te laten gaan met de vermelding “© Saskia Volders” of “©www.saskiavolders.eu”.
16.6. Het is de opdrachtgever verboden de foto's op welke manier te wijzigen. De opdrachtgever is verplicht wijzigingen in kleur en dergelijke te laten uitvoeren door de fotograaf. Indien dit na het afronden van de gehele opdracht gevraagd wordt, zal hiervoor een nieuwe offerte gemaakt worden.
16.7. De fotograaf behoudt in alle omstandigheden het volle eigendomsrecht op al het foto- en ander beeldmateriaal dat aan de opdrachtgever wordt geleverd, alsook iedere reproductie te laten gepaard gaan met een vermelding van "© Saskia Volders" of "© “www.saskiavolders.eu" inclusief de eigendom van de digitale bestanden, het cliché, de matrijzen en andere dragers, zelfs bij tijdelijke terbeschikkingstelling hiervan aan de opdrachtgever.
16.8. Bij niet-nakoming van bovenvermelde naamsvermelding komt de fotograaf een vergoeding toe van tenminste 100% van de door de fotograaf gebruikelijk gehanteerde licentievergoeding, zonder enig recht te verliezen op vergoeding van overig geleden schade (waaronder het recht op vergoeding van alle direct en indirecte schade en alle daadwerkelijke gerechtelijke en buitengerechtelijke kosten.
Artikel 17: Portretrecht
17.1. Beeldmateriaal gemaakt door de fotograaf kan te allen tijde gepubliceerd worden op de website van de fotograaf, haar blog of op de sociale netwerksites waarop de fotograaf actief is. De fotograaf kan het beeldmateriaal eveneens gebruiken voor promotionele doeleinden, waaronder portfolio’s, advertenties, sociale media, tijdschriftartikelen, drukwerk, beursmateriaal, e.d.m. Deze opsomming is niet limitatief. Indien de opdrachtgever of het model géén toelating verstrekt tot dit recht moet, binnen 8 werkdagen na afloop van de fotosessie, de fotograaf hiervan op de hoogte gesteld worden via e-mail.
Artikel 18: Bewaring van de bestanden
18.1. De foto’s die door de fotograaf werden gemaakt, worden minimaal 100 dagen na factuurdatum digitaal bewaard.
18.2. De fotograaf zal onder geen enkel beding gehouden zijn tot het betalen van enige schadeloosstelling aan de opdrachtgever in geval van gegevensverlies ingevolge overmacht.

Artikel 19: Wijzigingen voorwaarden
19.1. De fotograaf kan deze bijzondere voorwaarden op ieder ogenblik wijzigen. De wederpartij dient regelmatig kennis te nemen van de toepasbare voorwaarden.
Artikel 20: Tegenstelbaarheid
20.1. Door het niet schriftelijk protesteren binnen de week van deze algemene voorwaarden stemt de gebruiker er uitdrukkelijk mee in, met uitsluiting van alle andere, en ziet er duidelijk van af om zich op zijn algemene voorwaarden te beroepen. Geen enkele strijdige clausule wordt door SOFAM aanvaard.
Artikel 22: Sancties SOFAM
22.1. De voorafgaande bepalingen doen een afbreuk aan de rechten en schadevergoedingen die volgens het SOFAM-tarief verschuldigd zijn:
- Gebruik zonder voorafgaande toestemming: forfaitaire schadevergoeding van 200% van het basisrecht volgens SOFAM-tarief, met een minimum van €123,95;
- Gebruik zonder vermelding van de naam van de auteur en/of van zijn rechthebbende: forfaitaire schadevergoeding van 100% van het basisrecht berekend volgens SOFAM-tarief, met een minimum van €123,95;
- Gebruik met verkeerde naamtekening: forfaitaire schadevergoeding van 300% van het basisrecht berekend volgens SOFAM -tarief, met een minimum van €247,89;
- Wijziging van het werk zonder voorafgaande toestemming van de auteur of in geval van aantasting van de integriteit van het werk: forfaitaire schadevergoeding van 200% van het basisrecht berekend volgens SOFAM-tarief, met een minimum van €123,95. De gebruiker zal eveneens een bijkomende vergoeding betalen gelijk aan de reële kost van opzoekingen, vaststellingen, proces-verbaal, verplaatsingen, aanschaffing van overtuigingsstukken door SOFAM, als alle andere reële kosten uitgezet door SOFAM omwille van zijn inbreuk, met een minimum van €123,95.
Artikel 23: Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank
23.1. Deze voorwaarden zijn onderworpen aan het Belgisch recht en in geval van betwistingen met klanten die geen consument zijn, is uitsluitend de ondernemingsrechtbank van het arrondissement van onze bedrijfszetel bevoegd, tenzij de wet dwingend iets anders voorschrijft. Ingeval de klant een consument is, zijn bij procedures die de klant ten opzichte van ons start uitsluitend het vredegereicht van het kanton of de rechtbanken van het arrondissement van onze bedrijfszetel bevoegd, tenzij de wet dwingend iets anders voorschrijft. Bij procedures die wij opstarten, is naar onze keuze de rechter bevoegd van de woonplaats van de verweerder, de rechter van de plaats waar de overeenkomst ondertekend werd, dan wel de rechter van plaats van de levering.
© 2025 Saskia Volders | Lier | 0721.981.886. | Algemene voorwaarden & AVG | Portret & branding fotografie.
Below is the English translation of the provided text, maintaining the original structure and intent:

Article 1: Applicability

1.1. These general terms and conditions apply to all legal relationships between Saskia Volders and the client. The act of placing an order and/or making a purchase implies that the client fully and unconditionally agrees to these general terms and conditions. Any deviation from these terms must be approved in writing by the photographer in advance.

These general terms and conditions take precedence over the client’s general terms and conditions.

Article 2: Definitions

2.1. The photographer: Saskia Volders, hereinafter referred to as “the photographer”; Bollaarstraat 91, 2500 Lier, Belgium.

2.2. The client: the natural or legal person who engages the services of the photographer to carry out a creative project on their behalf. The photographer may consider anyone who has entrusted her with an assignment as the client—acting in their own name—unless they have explicitly stated that they are acting as a representative, body of a legal entity, or agent on behalf of a third party. This is only valid if the name and address of this third party, principal, legal entity, or represented person are provided to the photographer simultaneously with the assignment.

2.3. A photo session, photo series, photography, photo albums, photo box, photoshoot, prints, production, product, website(s): the online or offline services, deliveries, or work to which the agreement pertains.

2.4. A model: the natural or legal person with whom the client has entered into an agreement to perform a specific part of the work to be carried out. In professional jargon, also referred to as a model or photo model.

Article 3: Prices, Quotations

3.1. The prices applicable to the services provided by the photographer are those published on the website (www.saskiavolders.eu) and/or in a quotation. Prices are expressed in euros and include taxes and VAT, unless explicitly stated otherwise.

3.2. Prices may be changed at any time. The amended prices apply to all orders placed after the change has been implemented.

3.3. Quotations are entirely non-binding unless explicitly stated otherwise. The quotation does not obligate the photographer to deliver or perform part of the service for a proportional price.

Article 4: Agreement and Deposit

4.1. An order agreement between the photographer and the client regarding the delivery of photographic and other visual material is only established through written confirmation by the photographer.

4.2. The agreement becomes final upon receipt of the deposit payment. This deposit amounts to 50% of the total invoice amount. The deposit must be paid within 30 days of the photographer’s written acceptance of the assignment and/or order. If the deposit is not paid on time, the photographer has the right to unilaterally terminate the agreement without prior notice, without requiring prior court approval, and without owing any form of compensation to the client.

4.3. The agreement between the photographer and the client is concluded for one specific date or multiple dates. Only this date or these dates are reserved by the photographer and confirmed definitively through the deposit (see 4.2).

Article 5: Costs

5.1. The photographer is always entitled to request an advance payment for costs from the client. All travel expenses, such as transport tickets, accommodations, catering, etc., are at the client’s expense. These costs are either included in the fee charged to the client or invoiced directly to the client by the photographer.

Article 6: Number of Photos

6.1. If, during the execution of the assignment, the photographer delivers a USB stick, WeTransfer link, Dropbox folder, Picdrop, or PicTime gallery with photos to the client, the number of photos delivered depends on the nature of the assignment and the duration of the shoot. The number is determined by the photographer.

6.2. Unless otherwise agreed between the parties, the digital delivery will contain approximately the number of photos specified (minor deviations are possible depending on the results of the photo shoot): See https://saskiavolders.eu/services for services. These are also specified on the deposit invoice.

6.3. The photographer decides which photos are provided to the client unless otherwise discussed.

Article 7: Quality of Work

7.1. The photographer declares that, according to her own standards, she will produce high-quality images and edit them in her own style.

7.2. The photographer has the right to execute anything not explicitly specified in the assignment according to her own technical and creative judgment.

7.3. Changes to the assignment by the client, for any reason and during the execution of the assignment, are at the client’s expense and will only be carried out by the photographer after a separate quotation for additional costs has been signed by the client and returned to the photographer. Changes to the original assignment extend the execution period.

7.4. The client may be present or may send an authorized representative to the shoot. If they are not present, the client must accept the photographer’s judgment regarding the proper execution of the assignment without any recourse.

Article 9: Payments

9.1. The photographer’s invoices are payable within 14 days of the invoice date unless otherwise stated. All payments must be made to the bank account number:

BE96 7330 6275 6505 (KBC) BIC code: KREDBEBBXXX

9.2. In the absence of full payment by the client within 14 calendar days (+ three working days if not paid electronically) after the first payment reminder, the following compensation is due by law and without further notice:
- €20 if the outstanding amount is less than or equal to €150;
- €30 plus 10% of the outstanding amount above €150;
- €65 plus 5% of the outstanding amount above €500, with a total limit of €2,000.
This increase is justified due to the inconvenience, costs of correspondence, time loss, accounting difficulties, and the lack of access to the unpaid amount. The deposit is automatically retained by the photographer and offset against the aforementioned compensation. The transfer of rights only takes effect upon full payment of the fee for the transfer of rights.

9.3. After placing an order, the client receives an order confirmation and the corresponding invoice by email, with a request to transfer the amount to the photographer’s bank account. Upon receipt of the payment, the design, products, and/or developed photos are created and delivered.

9.4. Any complaint regarding the invoice or invoiced work must be reported in writing within 8 days of the invoice being sent, under penalty of inadmissibility.

9.5. Every order implies the client’s acceptance of these terms.

9.6. Upon payment of an invoice, even partial payment, it is assumed that the client has accepted and approved the work in terms of price and quality unless the client has objected to the invoice within the aforementioned period.

Article 10: Delivery and Shipping

10.1. Image carriers are delivered at the premises where the photographer conducts her business. Orders can be picked up without additional costs at the premises where the photographer conducts her business. The client must explicitly inform the photographer in advance.

10.2. The delivery date and location are agreed upon in writing between the photographer and the client in advance.

10.3. All orders are shipped by the photographer via regular mail. The costs for express shipping by courier, resulting from urgency or at the client’s request, are borne by the client. Orders can be picked up by appointment at the premises where the photographer conducts her business.

10.4. Sent photos or other carriers are at the client’s risk from the moment of shipment until the moment the photos or carriers are returned undamaged to the photographer. The photographer is not liable for delays, theft, loss, and/or damage caused by B-Post or a third party engaged by the photographer for shipping orders.

10.5. The photographer only delivers to addresses in Belgium.

10.6. The delivery time depends on the ordered product. If only a USB stick with high-resolution files is ordered, it will be delivered within 30 working days after receipt of payment. Cards and photo albums are delivered within 50 working days after receipt of payment, unless otherwise stated in the quotation.

10.7. The delivery time starts upon receipt of payment.

10.8. If no delivery time has been agreed upon, it will be reasonably determined by the photographer. If the photographer and the client agree to expedite the delivery time, the photographer is entitled to increase the originally agreed fee by at least 50%.

10.9. If the client modifies the original agreement, the delivery time may be extended.

10.10. If the client does not receive the order within the agreed period, they have one week to inform the photographer. Under no circumstances can exceeding the delivery time lead to a price reduction, compensation, or termination/dissolution of the agreement.

10.11. If the shipment returns to the photographer because the client provided an incomplete or incorrect delivery address, the client cannot claim compensation. At the client’s request, the order will be resent, and the client must pay the shipping costs.

Article 12: Liability

12.1. The services and deliverables provided by the photographer are always an obligation of effort, not an obligation of result.

12.2. The photographer must carry out corrections explicitly indicated in writing by the client but is not liable for unindicated spelling, linguistic, or grammatical errors. Once the photographer has sent the order to the printer, no further corrections can be requested by the client.

12.3. The photographer is not responsible for color deviations that may occur during the execution of the assignment, e.g., due to the composition of the photographed objects or fluctuations in color temperature.

12.4. The photographer is not liable for color deviations on uncalibrated screens or prints not supplied by the photographer.

12.5. The photographer is not responsible if a photo is rejected by the client due to changes in the client’s briefing, concept, or strategy, or if the product provided by the client is defective. In such cases, the full fee and all costs are due. This also applies to any new shoot conducted independently of the rejected photos.

12.6. Changes provided verbally are executed at the client’s risk.

12.7. The photographer is not liable for any direct or indirect damage incurred by the client unless there is intent or gross negligence on the part of the photographer.

12.8. Except in cases of intent, the photographer’s total liability is limited to the invoice amount.

12.9. The photographer cannot be held liable for physical or material damage caused by falls, slips, etc., of the client during the photo session.

12.10. The photographer cannot be held liable for the loss and/or damage of the client’s property before, during, or after the photo session.

12.11. The photographer is not responsible for damage to or loss of items necessary for the execution of an assignment. All clothing, collection pieces, and other accessories will be handled with due care, but the photographer cannot be held responsible for damage or loss. If the value of the items justifies it, the photographer may insure the items and is entitled to charge the costs to the client.

12.12. The photographer is not responsible for obtaining the consent of holders of copyrights, neighboring rights, image rights, or trademark rights whose works, performances, images, or trademarks are depicted in the material and required for the use of the photographic or other visual material, nor for paying the associated costs. These amounts are not included in the fee. The client will indemnify the photographer against any claims made by these rights holders against the photographer due to the client’s use of the photographic or other visual material.

12.13. The photographer’s liability in producing images does not extend beyond her own involvement. The photographer is therefore not responsible for the behavior, punctuality, or professional performance of any employee, model, actor, or extra, even if they were contacted by the photographer on behalf of the client.

12.14. The photographer is not liable for any delay or cancellation of a production or shoot due to late delivery by the client or their subcontractor of a product or accessory, or due to the punctuality or incorrect behavior of the latter.

12.15. The photographer is not liable for damage or loss caused by the development lab, manufacturing defects, airport X-ray checks, etc. This list is not exhaustive. In all such cases, the photographer’s fee is fully due. If the photographer’s liability is at issue, the compensation owed by her cannot exceed the fee for that specific assignment.

Article 13: Cancellation

13.1. In case of cancellation by the client, the full deposit will be charged, regardless of the reason or timing of the cancellation. The photographer may propose a new date without additional costs.

13.2. The photographer reserves the right to terminate the agreement with immediate effect in case of sexually inappropriate or transgressive behavior by, among others, the client. In this case, the photographer reserves the right to claim compensation of €1,300.

Cancellation of a Photo Session

13.3. A photo session can be canceled free of charge by the client up to one week before the scheduled date. In case of cancellation one week or less before the session, or if the client does not show up, a cancellation fee of €125 will be charged.

Article 14: Force Majeure

14.1. If the execution of the assignment is not feasible due to force majeure, the photographer is entitled to terminate the assignment. In this case, the client is obligated to compensate the photographer for the work already performed. The photographer is under no obligation to pay any compensation to the client.

14.2. In case of force majeure, the photographer must promptly notify the client. Upon receipt of this notification, the client has two weeks to terminate the agreement. If the client decides to terminate, they are obligated to compensate the photographer for the work already performed.

14.3. Force majeure includes, but is not limited to: loss of original digital files due to a crash, war, mobilization, riots, atmospheric disturbances, floods, storm damage, disruptions in rail, water, air, or road traffic, fuel shortages, stagnation, restriction, or cessation of supply by public utilities, fire, machine breakdown, other production, creation, or work disruptions, strikes, lockouts, government measures, non-delivery of materials by third parties, and other unforeseen circumstances at the time of the agreement’s conclusion that make the execution of the assignment impossible or have such an impact that the client cannot reasonably demand performance of the agreement. This list is not exhaustive.

14.4. If the agreement cannot be executed by the photographer due to illness or accident, the photographer and the client will seek a suitable solution in mutual consultation. If possible and with the client’s consent, the photographer will attempt to provide a replacement. In this case, the client is deemed to contract directly with the replacement, and the photographer cannot be held liable for any (extra)contractual shortcomings by the replacement. If no replacement can be found, both parties may terminate the agreement free of charge. In this case, the photographer undertakes to refund the deposit already received but will not owe any compensation to the client.

Article 15: Complaints

15.1. If the client is dissatisfied with the quality of the work, they can inform the photographer via email: volderssaskia@gmail.com or through the website: www.saskiavolders.eu.

15.2. All formal complaints regarding the provided services, orders, and/or invoices must be sent to the photographer by registered mail within 8 days of the execution or invoice date. Late protests are inadmissible.

Article 16: Copyright – Reproduction Rights – Use of Photos

(Law of June 30, 1994, on copyright and related rights.)

16.1. The photographer retains the copyrights to all works created for the client. The client confirms that they cannot claim copyright or intellectual property rights to the photos and/or drawings, whether in analog or digital form.

16.2. Neither the client nor the model has exclusive rights to the created images, style, or edits applied to the photos.

16.3. The client has the right to use and reproduce the works for personal purposes. The total invoice price includes the client’s right to use and reproduce the works for personal purposes. Reproduction of any work for personal purposes by the client is only permitted in accordance with Articles 21 and 22 of the Belgian Copyright Act. The usage right is personal and may not be transferred without written permission from the photographer.

16.4. Unless otherwise explicitly agreed in writing and confirmed by the photographer, the photographer’s fee covers her time, expertise, and the transfer of reproduction rights only for the expressly agreed manner, form, purpose, and territorial scope of use, and for a duration of one year. In the absence of such a provision in the agreement, the photographer has the right to object to the use of the photos until a written agreement is reached on these points. The client is responsible for the use of the photos and other visual material by third parties.

16.5. The client undertakes to accompany every permitted use or reproduction of the photographic and visual material with the mention “© Saskia Volders” or “© www.saskiavolders.eu”.

16.6. The client is prohibited from modifying the photos in any way. The client is obligated to have changes in color and the like performed by the photographer. If this is requested after the completion of the entire assignment, a new quotation will be provided.

16.7. The photographer retains full ownership of all photographic and other visual material provided to the client, as well as any reproduction, accompanied by the mention “© Saskia Volders” or “© www.saskiavolders.eu,” including ownership of digital files, negatives, molds, and other carriers, even when temporarily provided to the client.

16.8. In case of non-compliance with the aforementioned name attribution, the photographer is entitled to compensation of at least 100% of the usual license fee charged by the photographer, without prejudice to the right to compensation for other damages incurred (including the right to compensation for all direct and indirect damages and all actual judicial and extrajudicial costs).

Article 17: Portrait Rights

17.1. Images created by the photographer may be published at any time on the photographer’s website, blog, or social media platforms where the photographer is active. The photographer may also use the images for promotional purposes, including portfolios, advertisements, social media, magazine articles, printed materials, trade show materials, etc. This list is not exhaustive. If the client or model does not grant permission for this right, they must notify the photographer via email within 8 working days after the photo session.

Article 18: Storage of Files

18.1. Photos created by the photographer are digitally stored for at least 100 days after the invoice date.

18.2. The photographer is under no obligation to pay any compensation to the client in case of data loss due to force majeure.

Article 19: Changes to Conditions

19.1. The photographer may amend these special conditions at any time. The client must regularly review the applicable conditions.

Article 20: Enforceability

20.1. By not objecting in writing to these general terms and conditions within one week, the user expressly agrees to them, to the exclusion of all others, and explicitly waives reliance on their own general terms and conditions. No conflicting clause is accepted by SOFAM.

Article 22: SOFAM Sanctions

22.1. The preceding provisions do not affect the rights and damages due under the SOFAM tariff:
- Use without prior permission: flat-rate compensation of 200% of the basic right according to the SOFAM tariff, with a minimum of €123.95;
- Use without mentioning the author’s name and/or their rights holder: flat-rate compensation of 100% of the basic right according to the SOFAM tariff, with a minimum of €123.95;
- Use with incorrect attribution: flat-rate compensation of 300% of the basic right according to the SOFAM tariff, with a minimum of €247.89;
- Modification of the work without prior permission from the author or in case of infringement of the work’s integrity: flat-rate compensation of 200% of the basic right according to the SOFAM tariff, with a minimum of €123.95. The user will also pay an additional compensation equal to the actual costs of investigations, findings, reports, travel, acquisition of evidence by SOFAM, and all other actual costs incurred by SOFAM due to the infringement, with a minimum of €123.95.
Article 23: Applicable Law and Competent Court

23.1. These conditions are subject to Belgian law, and in case of disputes with clients who are not consumers, only the commercial court of the district of our business headquarters is competent, unless the law mandatorily prescribes otherwise. In cases where the client is a consumer, for proceedings initiated by the client against us, only the justice of the peace of the canton or the courts of the district of our business headquarters are competent, unless the law mandatorily prescribes otherwise. For proceedings initiated by us, at our discretion, the court of the defendant’s place of residence, the court of the place where the agreement was signed, or the court of the place of delivery is competent.

© 2025 Saskia Volders | Lier | 0721.981.886. | General Terms & Conditions & GDPR | Portrait & Branding Photography.

Algemene voorwaarden fotograaf (NL)

Terms and conditions photographer (ENG)